Als je verantwoordelijk bent voor content moet je regelmatig teksten beoordelen en van feedback voorzien. 9 tips om dat in één keer goed te doen.
Dit is mijn lijstje. De grootste gemene deler: tijd. Neem de tijd voor het geven van feedback, en geef hem ook op tijd. Zodat je schrijver hem rustig kan verwerken.
1. Positief eerst
Dit is een algemene regel voor het geven van feedback. Zorg dat je eerst iets positiefs zegt. Dat zet de toon voor het vervolg en zorgt dat je op een positieve, opbouwende manier met de negatieve feedback aan het werk kunt. Maar weinig mensen weten dit, maar diep van binnen hebben tekstschrijvers ook gevoelens. Het komt overigens bijna nooit voor dat een tekst zo slecht is dat je er niets positiefs over kunt zeggen. En als dat wel zo is, dan bedenk je maar wat. Want, laten we eerlijk zijn: als je een tekst terugkrijgt die 100% bagger is, kan dat nooit helemaal de fout van de schrijver zijn. Dan heb je slecht gebrieft, of gewoon de verkeerde ingehuurd voor de klus.
2. Refereer aan briefing en onderliggende documentatie
Beoordeel een tekst altijd gestructureerd. Lees hem eerst helemaal door, zo veel mogelijk met de ogen van een buitenstaander. Neem hem dan door met de briefing in de hand en kijk of alles wat er in moet staan er instaat. Ga pas de derde keer dat je hem leest dingen als zinsbouw zitten corrigeren. Het is belangrijk om de briefing en je contentframework (kernverhaal, persona's, designrichtlijnen tone of voice, etc.) er weer even bij te pakken. Je geheugen is niet feilloos en als je een tekst 'vanaf de heup' gaat zitten beoordelen kijk je toch door het filter van je eigen smaak en mening. Houd het daarom objectief en kijk niet of jij een tekst 'mooi' vindt, maar kijk of hij in de strategie past en de gestelde doelen dient.
3. Werk van grof naar fijn
Je hebt waarschijnlijk bij de eerste lezing al dingen gezien die je wilt aanpassen, maar als je iedere keer stopt met lezen krijg je nooit een gevoel voor de 'flow' van de tekst. Vandaar dat je pas na een paar keer lezen moet beginnen met prutsen. Een andere reden daarvoor is dat je dan, heel agile, het meest waardevolle werk eerst doet. Word je dan onderbroken, of is simpelweg je tijd op, dan heb je het belangrijkste gedaan. Structurele kritiek is sowieso altijd meer waardevol dan detailkritiek, omdat die laatste ook in latere redactiefasen nog makkelijk te vinden en te verwerken is. Spel- en taalfouten mag je wat mij betreft gewoon laten zitten. Het is niet jouw taak als opdrachtgever om voor foutloze teksten te zorgen. Dat is aan schrijver en eindredacteur.
4. Wees specifiek
Niets is voor een tekstschrijver lastiger dan het verwerken van vage kritiek. Een bloemlezing uit feedback van klanten, door de jaren heen:
'Het mag allemaal wel wat sprankelender.' 'Het voelt nog niet helemaal lekker.' 'Het is niet helemaal wat ik me had voorgesteld.' 'Ik weet niet of het me echt raakt, snap je?' etc.
Dit soort feedback is voor een tekstschrijver ongelooflijk frustrerend. Blijkbaar is er iets structureel mis met de tekst, maar je opdrachtgever neemt niet de moeite je te vertellen wat precies. Dat moet je dus zelf uitvogelen, met het risico dat versie 2 op even vage gronden wordt afgewezen. Zo kan één zo'n vaag zinnetje je makkelijk een dag werk kosten. En dat is nergens voor nodig, als je klant de moeite neemt om feedback specifiek te maken.
Nummer 3 uit deze lijst bleek, na wat doorvragen, bijvoorbeeld veroorzaakt te worden door twee kleine grapjes die ik had toegevoegd. Twee luchtige bijzinnen, op een hele website van 35 pagina's. Die waren binnen 10 seconden geschrapt. Maar als ik zo'n e-mail lees denk ik dus eerst dat ik helemaal opnieuw kan beginnen. Bezorg je schrijver geen paniekmomenten met je luiheid (want dat is het gewoon, face it) en wees meteen specifiek. Welke woorden vind je niet 'sprankelen'? Wijs ze aan, dan kunnen we andere bedenken. Wat voelt er niet 'lekker'? Is het die wat opdringerige call to action? Dan passen we die aan.
Probeer ieder punt van feedback aan een specifiek woord of zinsdeel te hangen. Dat scheelt enorm veel tijd (en dat zie jij terug in je factuur).
5. Stel geen vragen
'Moeten we hier nog iets zeggen over...?' 'Is dit wel relevant?' 'Moeten we deze paragraaf niet wat inkorten?'
Als ik zo'n opmerking zonder verdere context aantref in een tekst, is mijn eerste reactie altijd: ja, hoe moet ik dat weten? De tekstschrijver is degene die de vragen stelt. Jouw rol als opdrachtgever is om ze te beantwoorden.
Kijk, ik snap het wel: je huurt een professional in, dus vraag je ook advies. Maar op zo'n losse vraag, in een commentaarballonnetje in de kantlijn van een document, kan ik geen antwoord geven. Omdat ik niet weet wat jouw overwegingen zijn. Heb je dus bepaalde vragen bij het beoordelen van een tekst, schroom dan niet om ze te stellen, maar geef je overwegingen erbij en leg uit wat er achter de vraag zit.
Dat kan in een e-mail of chatbericht (of zelfs, als het echt niet anders kan, in een opmerkingenballonnetje...), maar waarschijnlijk is het beter om dit even telefonische of IRL te bespreken. Al discussiërend kom je er meestal wel uit.
Dat brengt me bij het volgende punt:
6. Doe het in een gesprek
Ik vind het geweldig als een klant de moeite neemt om een lange mail te tikken met gedetailleerde feedback op een stuk. Dat geeft mij grote vrijheid in hoe ik het verdere proces wil inrichten. Maar ik snap het ook als dat teveel gevraagd is. Probeer dan een meeting of een telefoontje van een half uur in te plannen. Dat is vaak de efficiëntste manier om je feedback over te brengen. Bereid dat wel goed voor, want als je in het gesprek de tekst nog moet lezen schiet het natuurlijk niet op.
En dit is misschien persoonlijk, maar ik vind 'Wijzigingen bijhouden' in tekstverwerkingsprogramma's de slechtste uitvinding sinds de atoombom. Omdat het geen ruimte laat om uit te leggen waarom je iets aanpast en omdat het onherroepelijk tot kromme zinnen, dubbele spaties en andere ellende leidt.
7. Baseer je op kennis, ervaring of data
Ik zei het hierboven al: als je bezig bent met de beoordeling van een tekst, zeker onder tijdsdruk, is het makkelijk om terug te vallen op gut feeling. Jij bent tenslotte de opdrachtgever en ze moeten het zo maken dat jij blij bent. Maar dit is ook een valkuil. Want er kunnen twee dingen gebeuren: ófwel je krijgt discussie met je schrijver (dit is het gunstigste scenario), ófwel je krijgt je zin. Dit is het worst case scenario, omdat je tekst nu is aangepast naar jouw smaak en niet naar objectieve maatstaven. Je bent dan, zonder dat je het doorhad, in een gevalletje HiPPO (Highest Paid Person's Opinion) veranderd.
Voorkom dit, en grijp bij je feedback terug op wat je geleerd hebt van je andere content. Dit vereist een goed collectief geheugen, liefst in de vorm van een experimentenlogboek, een overzichtelijk data-dashboard of regelmatige voortgangsverslagen.
8. Doe tekstvoorstellen
Als mensen willen uitleggen hoe ze hun huis, tuin, software-architectuur, website of werkproces willen hebben rennen ze meteen naar een whiteboard en beginnen ze te schetsen. En hoe troeperig die schets uiteindelijk ook wordt, het is een krachtig communicatiemiddel. Maar als diezelfde mensen een tekst van feedback moeten voorzien, blijven ze hangen in omschrijvingen. Misschien voel je schroom om een tekstschrijver te vertellen wat ze op moet schrijven. Maar dat hoeft niet. Want net als die schets op dat whiteboard geen Rembrandt hoeft te zijn, hoef jij niet met puntgave nieuwe zinnen te komen. Het gaat erom dat je door een voorzet te doen laat zien waar je heen wilt met een zin. Dit betekent dus ook niet dat je de tekst zelf hoeft te herschrijven. Zeg gewoon wat je wilt dat een tekst zegt, in jouw woorden. Een tekstschrijver maakt er dan wel iets moois van.
9. Reserveer er tijd voor
Zo, ik heb even een flinke bak met tekstschrijversfrustraties over je uitgestort. Sorry daarvoor, maar ik hoop dat het leerzaam was. Tijdens het schrijven werd mij ook iets duidelijk. Volgens mij is dít namelijk de kern van het probleem: opdrachtgevers onderschatten vaak hoeveel tijd het kost om een tekst echt goed te lezen en van feedback te voorzien. Het is een klusje dat vaak blijft liggen tot alle e-mails beantwoord zijn en alle meetings achter de rug. Of het wordt in de trein, op het telefoonscherm gedaan. Dat werkt niet. Contentcreatie uitbesteden betekent niet dat je er helemaal geen moeite meer in hoeft te steken. Hoewel het enorm helpt om met mensen te werken die in één keer goed werk afleveren en om te investeren in een langdurige relatie met die mensen, zal de eindverantwoordelijkheid voor je content altijd bij jou blijven liggen.
Neem dus de tijd voor feedback. Zo werk je aan betere content. En blije tekstschrijvers.
