Hoe zorg je dat meetings wel werken? Hoe houd je ze binnen de tijd? Hoe zorg je dat je aan het eind van een meeting gezegd hebt wat je wilde zeggen, weet wat je wilde weten en door kunt met je werk?
Antwoord: je vergaderingen voorbereiden.
Checklist: in 10 minuten een vergadering voorbereiden
Dit is mijn kickass-10-minuten-meetingvoorbereiding:
1. Wat is het doel van de vergadering?
Soms is het duidelijk waar een meeting voor bedoeld is. Meestal niet. Daarom schrijf ik voor mezelf op wat het doel van de meeting zou moeten zijn en deel ik dat aan het begin (als de voorzitter het niet doet) met iedereen. Dat geeft focus, zorgt dat iedereen zijn creatieve energie op hetzelfde richt en legt eventuele stoorzenders het zwijgen op. Nadeel: het zorgt dat je heel doelgericht en effectief overkomt op de anderen, met het risico dat je verder de hele meeting mag leiden. En alle volgende ook.
2. Wie zijn er bij de meeting?
Verder check bij het voorbereiden van de vergadering altijd wie er bij de meeting zullen zijn. Wat is hun functie in het proces/project? Wat hebben zij nodig om na de vergadering verder te kunnen? Weet ik het antwoord niet? Dan stel ik die vraag in de vergadering. Voordat we de vergadering afsluiten, check ik of iedereen heeft wat ze nodig hebben. Als er dan nog vragen open zijn blijven staan, kunnen we die nog beantwoorden (dit is voor mij de enige geldige reden om een meeting uit te laten lopen).
3. Wat wil ik in ieder geval delen?
Soms gaat een meeting voorbij zonder dat je een gevoel waar je mee zit, een briljant idee of een stukje belangrijke informatie met de rest gedeeld hebt. Ben je 'licht chaotisch', zoals ik, dan zal je dat heel vaak overkomen. Schrijf dus vooraf de dingen op die je per se wilt delen. Streep ze tijdens de vergadering door als ze aan bod zijn geweest.
4. Welke vragen wil ik beantwoord hebben?
Nog belangrijker dan je zegje doen, is het om antwoord op je vragen te krijgen. Schrijf dus ook vooraf op welke informatie je in ieder geval uit je gespreksgenoten wilt krijgen. Niks is irritanter dan een uur in een call zitten en dan nog met onbeantwoorde vragen achterblijven.
5. Wat gaan we maken?
De meeste vergaderingen kletsen we vol over de dingen die we gaan doen. Het gevolg: we zitten hele dagen te kletsen en houden nauwelijks tijd over om alle besproken dingen ook echt te doen. Voor effectieve bijeenkomsten draai je dat om: zorg dat je bij elkaar komt om iets te maken. Bedenk vooraf wat het product zou moeten zijn van een vergadering en laat dat iedereen weten. Maak samen een planning, een aanzet voor een tekst, een campagneconcept, een lijst blog-ideeën, een websitestructuur... Als het maar concreet is.
Als je de antwoorden niet weet
Heb je deze vragen beantwoord? Dan gaan je gesprekken lekkerder, heeft iedereen het gevoel dat het ergens over gaat en maak je meer vorderingen. Maar zie je tijdens je voorbereiding dat je antwoorden mist? Ontbreken kennis of besliskracht onder de deelnemers? Of zijn er juist mensen uitgenodigd die er eigenlijk niet bij hoeven te zijn? Wees dan niet bang om de vergadering te weigeren, te cancelen of de lijst met deelnemers aan te passen. Zo zorg je dat je niemands kostbare tijd verspilt.
Wekelijkse meetings, stand-ups en bila'tjes
Automatisch terugkerende afspraken zijn een extra risico op zinloze vergaderingen. Wekelijkse teammeetings, dagelijkse standups en bila'tjes met andere managers: vaak maanden vooruit gepland, maar lang niet altijd zinvol. Dus ook al staat zo'n vergadering in je agenda, wees altijd kritisch. Teammeetings zijn bedoeld om de cijfers door te nemen, succesjes te vieren, jarigen te feliciteren, het werk te plannen en dan doorrr...
Niet voor ellenlange verhalen, blamestorming of project-inhoudelijke afstemming. Stand-ups moeten korter zijn dan een kwartier.
Bila'tjes zijn... Ja, wat zijn dat eigenlijk? Ik heb geen idee.
Vergadering voorbereiden: voorbeeld
Zo ziet dat er dan in de praktijk uit:
- Doel: campagne bedenken voor 4e kwartaal
- Aanwezig: Marketingmanager, Sales Lead, Social Media Lead, allebei de copywriters
- Wat wil ik in ieder geval delen: belangrijkste dingen die ik geleerd heb van de vorige campagne, het lijstje met onderwerpen dat we in de vorige meeting maakten, het feit dat ik de briefings graag voor eind november wil hebben
- Wat gaan we maken: een globale planning van de campagne en een gedetailleerde lijst van welke content we nodig hebben
Da's een strak geplande meeting!
Agenda maken?
Je kunt natuurlijk ook een agenda maken, maar heel eerlijk gezegd: als je al een lijst moet maken van onderwerpen, dan heb je waarschijnlijk teveel ambities met je meeting. Want heb je bij een vergadering met 7 verschillende onderwerpen echt bij ieder onderwerp alle aanwezigen nodig? Of kun je beter losse, korte meetings plannen met de relevante mensen?
Bonustip: niet bang zijn om weg te lopen
Ik vind het heerlijk als de voorzitter van een vergadering me wegstuurt. 'Bouke, volgens mij hebben we alles besproken waar jij bij moet zitten. Je kunt dus wat anders gaan doen als je wilt.'
Natuurlijk doet ze dat omdat ik freelancer ben en ze me dus per uur moet betalen. Maar het is eigenlijk ook gewoon hartstikke onbeleefd om iemand een half uur te laten luisteren naar discussies die voor hun werk niet relevant zijn. Heb je niet zo'n topvoorzitter (ik heb het hier trouwens over Marcia Moestoredjo van Sky10), wees dan niet bang het heft in eigen handen te nemen en kondig beleefd aan dat je vertrekt/uitlogt als jouw deel van de meeting voorbij is.
'Hebben jullie mij nog nodig? Want anders ga ik even verder met andere dingen.'
Net zo makkelijk.
Bonustip 2: zorg dat je alle documenten hebt
Over tijd verspillen gesproken... Bonustip: zorg dat je niet alleen alle documenten hebt, maar dat ze (in geval van een videovergadering) ook openstaan in vensters die je kunt vinden...
Of ben ik de enige die dit lastig vindt?
Bonustip 3: het belang van small talk
Tot slot nog even dit: het is 2022 en we zitten al 2 jaar in een pandemie, zonder duidelijk zicht op hoe/wanneer/of het allemaal gaat eindigen. Voor de meesten van ons betekent dat veel thuiswerken. Ondanks alle mail, chat, Zoom- en Teamsmeetings valt daarbij veel informeel contact weg. Je mist de 'rafelranden' van vergaderingen die je normaal gebruikt voor informeel contact. Samen met je collega naar de vergaderruimte lopen. Je klant ophalen bij de receptie. Nog even kletsen terwijl één iemand nog even koffie haalt of naar de wc gaat. Het risico is dat calls all business zijn en dat je niet meer toekomt aan de menselijke connectie.
Soms eindig ik hier in mijn Kantoor in het Bos mijn werkdag, zonder dat ik even een praatje heb gemaakt met een ander persoon. Gewoon, over niks. Koetjes en kalfjes. Dat is zelfs voor de grootste introvert uiteindelijk een beetje mager denk ik.
Daarom deze bonustip: ja, het is belangrijk om vergaderingen efficiënt en effectief te maken. Want niemand houdt van zinloos gekwek. Maar maak ook plaats voor menselijk contact.
